Rangkuman Pemrosesan Transaksi

PEMROSESAN TRANSAKSI

 

1. I.              PEMROSESAN TRANSAKSI

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 Bagan Siklus Akuntansi

 

 

• Kerangka Pemrosesan Transaksi

1. A.     Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan

Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.

 

1. B.     Sistem Informasi Fungsional

Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.

 

• Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi

Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.

1. A.     Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

1. Memicu meng-otorisasi operasi fisik

Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.

1. Memantau arus fisik

Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

1. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil

Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.

1. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data

Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.

1. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran

Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

 

1. B.     Jurnal dan Register

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.

 

1. C.     Buku Besar dan Arsip

Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.

 

1. D.    Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

 

1. E.     Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.

 

1. F.     Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :

(1)     Koreksi kesalahan yang terdeteksi

(2)     Menjawab pertanyaan

(3)     Rekonstruksi arsip

 

1. G.    Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.

 

• Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting

Tiap-tiap sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.

 

1. A.     Transaksi Penjualan

Untuk kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.

 

1. B.     Transaksi Penerimaan Tunai

Cek yang diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai, dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.

 

1. C.     Transaksi Pembelian

Jika terjadi transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1) tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke dalam register voucher.

 

1. D.    Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)

 

1. E.     Transaksi Pembayaran Gaji

 

1. F.     Transaksi Akunting Lainnya

 

 

Komponen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

 

Input

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

 

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

 

Tujuan dari formulir :

1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

 

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

 

Pertimbangan dalam merancang formulir :

1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

 

 

Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Langkah Perancangan Jurnal

1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

 

Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”

Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

 

Macam-Macam File penyimpanan :

1. 1.      Master File

Þ                Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.

1. 2.      File Transaksi

Þ                kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.

1. 3.      File Indeks

Þ                Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

 

1. 4.      File Tabel

Þ                Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

 

Keluaran

Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

 

Metode pemrosesan Transaksi

1. 1.         Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)
2. 2.         On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)

 

Contoh Kode Blok :

kelompok

100 – 199                    Aktiva

200 – 149                    Utang

250 – 299                    Modal

300 – 399                    Pendapatan

400 – 899                    Biaya Usaha

900 – 999                    Penghasilan & Rugi Di luar Usaha

 

Setiap kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan :

100 – 149                    Aktiva Lancar

150 – 159                    investasi jangka Panjang

160 – 179                    Aktiva Tetap Berwujud

180 – 189                    Aktiva Tetap Tidak Berwujud

 

Setiap Golongan dipecah lagi menjadi Sub Golongan :

100 – 109                    Kas & Bank

110 – 119                    Piutang

120 – 139        Persediaan Barang

 

Setiap Sub Golongan dirinci menjadi jenis rekening :

100                                                            Kas

101                                                            Kas Kecil

102                                                            Bank BDN

103                                                            Bank BNI

 

Contoh Kode kelompok

1                                            Aktiva

1.1                   Aktiva Lancar

1.1.1    Kas & Bank

1.1.1.1 Kas

1.1.1.2 Kas Kecil

1.1.1.3 Bank BDN

1.1.1.4 Bank BNI

1.1.1.11                      Bank BCA

 

Contoh Kode Desimal

Hampir sama dengan kelompok tapi tidak ada kode kelompok yang lebih dari satu digit, misalnya 1.1.1.11 tidak bisa dipakai dalam kode desimal.